Kassenrichtlinie 2010“: Für Altgeräte läuft die Zeit ab

Die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBI. I 2010, S.1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften bis zum 31.12.2016 geltende Übergangsreglung wird nicht verlängert. Sie gilt für Registrierkassen und weitere Geräte, die bis dato keine Einzelaufzeichnungs- sowie Speicherungs- bzw. Datenexportfunktion haben.

Welche Geräte sind betroffen?

  • Registrierkassen
  • Waagen mit Registrierkassenfunktion
  • Taxametern
  • Wegstreckenzählern

Was bedeutet die Einzelaufzeichnungspflicht sowie die Reglungen zur Aufbewahrung?
Demnach müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unverändert sowie vollständig aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder allein die Speicherung der Rechnungsendsummen sind unzulässig. Darüber hinaus müssen alle einzeln aufgezeichneten Daten d.h. neben Journal- auch Auswertungs- und Programmierdaten sowie Stammdatenänderungen, revisionssicher gespeichert werden.

Zudem müssen sie über die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (10 Jahre).

Das ausschließliche Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Diese Vorgaben müssten von der Kasse grundsätzlich selbst erfüllt werden.

Reicht der Kassenspeicher nicht aus, müssen die Daten auf einem externen Datenträger, wie USB-Stick oder einer externen Festplatte, unter Einhaltung der o.g. Kriterien vorgehalten werden.

Folgen einer mangelhafte Kassenführung
Bei einem nicht ordnungsgemäßen aufgezeichneten Geschäftsvorfall besteht das Risiko, dass der Betriebsprüfer die Kassenbuchführung verwirft. Beim Vorliegen weiterer Differenzen ist auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens nicht ausgeschlossen.

Handlungsempfehlung
Damit Steuerpflichtige sich nicht der Gefahr von Hinzuschätzungen aussetzen, sind sie gut beraten, ihre Altgeräte soweit möglich schnellstens mit einem Update entsprechend der Anforderung zum 01.01.2017 aufzurüsten. Geräte, die nicht aufrüstbar sind, sollten ab dem 01.01.2017 nicht mehr genutzt werden. Eine rechtzeitige Neuanschaffung ist dringend geboten.